THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY – THỦ TỤC VÀ NHỮNG ĐIỀU LƯU Ý

Để phù hợp cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc thay đổi trụ sở công ty hay chuyển địa điểm kinh doanh là điều phổ biến. Để tạo cơ chế rõ ràng cho việc quản lý và thuận tiện cho doanh nghiệp, nhà nước đã ban hành rất nhiều quy định, thông tư để hướng dẫn như Nghị định 83/2013/NĐ-CP hay Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Vậy các thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tiến hành như thế nào? Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty gồm những gì? Và quan trọng hơn là các lưu ý trong quá trình thay đổi trụ sở công ty. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nội dung bên dưới.

I. THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY CÙNG QUẬN

Thay đổi địa chỉ công ty gồm rất nhiều trường hợp và mỗi trường hợp sẽ phải làm các thủ tục khác nhau, đầu tiên chúng ta tham khảo thủ tục cho việc chuyển địa chỉ cùng quận.

Việc đổi địa chỉ cùng quận là trường hợp dễ nhất, chúng ta chỉ cần thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ công ty lên trên Sở Kế Hoạch Đầu Tư là được, thủ tục chi tiết như sau:

1. Thông báo trên sở kế hoạch đầu tư (chổ hiện tại)

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ

• Chuẩn bị theo Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty, theo Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.
• Biên bản thay đổi nội dung trong giấy phép kinh doanh về việc thay đổi trụ sở công ty (đối với Công ty TNHH 2TV; Công ty Cổ phần và Công ty Hợp danh)
• Đối với Công ty TNHH MTV thì chuẩn bị Quyết định của Chủ sở hữu (Lưu ý: phải ghi rõ các nội dung sửa đổi trong Điều lệ Công ty)
• Giấy ủy quyền cho trường hợp không phải người Đại diện pháp luật hoặc Chủ sở hữu doanh nghiệp trực tiếp đi nộp (lưu ý mang theo chứng minh nhân dân sao y công chứng)

Bước 2: Nộp các giấy tờ trên tại Bộ phận một cửa Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư nơi Doanh nghiệp đặt trụ sở (hiện tại ưu tiên nộp qua mạng tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ )

Bước 3: Khoảng 3 – 5 ngày làm việc, khi có thông báo chấp thuận. Mang theo Giấy ủy quyền và Giấy biên nhận nộp hồ sơ để nhận Giấy phép mới.

2. Các lưu ý khi thay đổi địa chỉ cùng quận

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ cùng quận chỉ có 1 lưu ý quan trọng đó là sau khi làm xong thủ tục thì phải tiến hành thay đổi địa chỉ trên hóa đơn và làm lại bảng hiệu công ty.

II. THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY KHÁC QUẬN

Đối với thủ tục thay đổi địa điểm khác quận thì sẽ khó hơn, bắt buộc doanh nghiệp phải chốt thuế trước khi tiến hành bên Sở kế hoạch đầu tư theo Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, các bước cụ thể như sau:

1. Thủ tục chốt thuế chuyển quận (Chi cục thuế cũ)

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp lên chi cục thuế cũ hiện tại

Bộ hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai về việc Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (gọi tắt là Mẫu 08)
• Bản sao y chứng thực giấy phép kinh doanh
• Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ công ty, đối với công ty TNHH 2TV, công ty Cổ phần và công ty Hợp danh. Nếu là công ty TNHH MTV thì chuẩn bị Quyết định thay đổi địa chỉ công ty.
• Giấy giới thiệu, giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ làm việc với cơ quan Thuế

Bước 2: Báo cáo và bổ sung

• Các bộ thuế phụ trách sẽ kiểm tra lại toàn bộ tình hình hoạt động của doanh nghiệp về tình hình báo cáo thuế, các khoản nợ thuế và các sai phạm (nếu có). Doanh nghiệp phải khắc phục, bổ sung và đóng phạt đầy đủ các khoản (nếu có) để hoàn thành nghĩa vụ Thuế.

Bước 3: Doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả là Thông báo doanh nghiệp đổi địa chỉ kinh doanh (gọi tắt là Mẫu 09) sau 10 ngày kể từ lúc hồ sơ hợp lệ.

2. Thông báo trên sở kế hoạch đầu tư

Tương tự như thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp

• Mẫu 09
• Chuẩn bị theo Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty, theo Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.
• Biên bản thay đổi nội dung trong giấy phép kinh doanh về việc thay đổi trụ sở công ty (đối với Công ty TNHH 2TV; Công ty Cổ phần và Công ty Hợp danh)
• Đối với Công ty TNHH MTV thì chuẩn bị Quyết định của Chủ sở hữu (Lưu ý: phải ghi rõ các nội dung sửa đổi trong Điều lệ Công ty)
• Giấy ủy quyền cho trường hợp không phải người Đại diện pháp luật hoặc Chủ sở hữu doanh nghiệp trực tiếp đi nộp (lưu ý mang theo chứng minh nhân dân sao y công chứng)

Bước 2: Nhận kết quả sau 3-5 ngày làm việc

Bước 3: Khắc lại con dấu và làm lại thông báo mẫu dấu

3. Thông báo tại Chi cục thuế (mới)

Sau khi đã chốt thuế và làm thủ tục thông báo thay đổi trên sở kế hoạch đầu tư. Chúng ta cần khai báo với Chi cục thuế mới. Chỉ cần chuẩn bị các hồ sơ sau và nộp tại Chi cục thuế mới là chúng ta đã hoàn tất:

Bộ hồ sơ gồm:

• Quyết định đã chốt xong thuế tại Chi cục thuế cũ
• Mẫu 08 có đóng xác nhận của Chi cục thuế cũ
• Giấy phép kinh doanh mới sao y công chứng

Hiện tại, các chi cục thuế đã có liên kết thông tin với nhau nên có nhiều chi cục sẽ không cần phải làm bước Thông báo này. Để chắc chắn doanh nghiệp nên liên hệ trước với Chi cục thuế mới.

4. Các lưu ý khi thay đổi địa chỉ khác quận.

Với thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận ngoài phải khắc lại và thông báo mẫu dấu mới (nếu con dấu do Công An cấp phải tiến hành trả con dấu), doanh nghiệp cần phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn, bảng tên công ty mới.

III. THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY KHÁC TỈNH

Hoàn toàn giống với thủ tục thay đổi địa chỉ khác quận, doanh nghiệp cũng phải làm thủ tục chốt thuế tại Chi cục thuế cũ rồi thông báo tại Sở kế hoạch đầu tư tỉnh mới. Chi tiết các bước như sau:

1. Thủ tục chốt thuế chuyển quận (Chi cục thuế cũ)

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp lên chi cục thuế cũ hiện tại

Bộ hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai về việc Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (gọi tắt là Mẫu 08)
• Bản sao y chứng thực giấy phép kinh doanh
• Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ công ty, đối với công ty TNHH 2TV, công ty Cổ phần và công ty Hợp danh. Nếu là công ty TNHH MTV thì chuẩn bị Quyết định thay đổi địa chỉ công ty.
• Giấy giới thiệu, giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ làm việc với cơ quan Thuế

Bước 2: Báo cáo và bổ sung

• Các bộ thuế phụ trách sẽ kiểm tra lại toàn bộ tình hình hoạt động của Doanh nghiệp về tình hình báo cáo thuế, các khoản nợ thuế và các sai phạm nếu có.
• Doanh nghiệp phải khắc phục, bổ sung và đóng phạt đầy đủ các khoản (nếu có). Để hoàn thành nghĩ vụ Thuế.

Bước 3: Doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả là Thông báo doanh nghiệp đổi địa chỉ kinh doanh (gọi tắt là Mẫu 09) sau 10 ngày kể từ lúc hồ sơ hợp lệ.

2. Thông báo trên sở kế hoạch đầu tư (tỉnh mới)

Tương tự như thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp

• Mẫu 09
• Chuẩn bị theo Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty, theo Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.
• Biên bản thay đổi nội dung trong giấy phép kinh doanh về việc thay đổi trụ sở công ty (đối với Công ty TNHH 2TV; Công ty Cổ phần và Công ty Hợp danh)
• Đối với Công ty TNHH MTV thì chuẩn bị Quyết định của Chủ sở hữu (Lưu ý: phải ghi rõ các nội dung sửa đổi trong Điều lệ Công ty)
• Giấy ủy quyền cho trường hợp không phải người Đại diện pháp luật hoặc Chủ sở hữu doanh nghiệp trực tiếp đi nộp (lưu ý mang theo chứng minh nhân dân sao y công chứng)

Bước 2: Nhận kết quả sau 3-5 ngày làm việc

Bước 3: Khắc lại con dấu và làm lại thông báo mẫu dấu

3. Thông báo tại Chi cục thuế (mới)

Sau khi đã chốt thuế và làm thủ tục thông báo thay đổi trên sở kế hoạch đầu tư. Chúng ta cần khai báo với Chi cục thuế mới. Chỉ cần chuẩn bị các hồ sơ sau và nộp tại Chi cục thuế mới là chúng ta đã hoàn tất:

Bộ hồ sơ gồm:

• Quyết định đã chốt xong thuế tại Chi cục thuế cũ
• Mẫ 08 có đóng xác nhận của Chi cục thuế cũ
• Giấy phép kinh doanh mới sao y công chứng

4. Các lưu ý khi thay đổi địa chỉ khác tỉnh.

Với thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh ngoài phải khắc lại và thông báo mẫu dấu mới (nếu con dấu do Công An cấp phải tiến hành trả con dấu), doanh nghiệp cần phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn, bảng tên công ty mới.