Mẫu Biên bản xác nhận công nợ và những lưu ý khi lập

Biên bản xác nhận công nợ chính là biên bản xác nhận về các khoản chưa thanh toán giữa các bên trong quá trình mua bán các loại hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ giữa các đối tác kinh doanh.

I. Biên bản xác nhận công nợ được sử dụng khi nào

Trong hoạt động của doanh nghiệp, khoản nợ được hiểu là số dư phát sinh từ việc mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp và đối tác.

Có thể chia nợ trong doanh nghiệp thành 02 loại:

– Thu hồi nợ: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền;

– Trách nhiệm pháp lý: bao gồm trách nhiệm đối với nhà cung cấp vật tư, dụng cụ, vật tư, hàng hóa, dịch vụ… mà doanh nghiệp chưa trả tiền. Trong đời sống xã hội, các khoản nợ được hiểu là vay mượn, vay mượn của các bên khác chưa cùng nhau trả.

Khi cần xác nhận lại các khoản nợ giữa doanh nghiệp và đối tác, giữa cá nhân và cá nhân, hai bên lập biên bản xác nhận nợ sau khi đối chiếu các khoản nợ với nhau.

Trong Biên bản xác nhận công nợ cũng có thể thêm cam kết thời gian trả nợ.

II. Mẫu biên bản xác nhận công nợ mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————

BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa;
– Căn cứ thỏa thuận giữa hai bên;

Hôm nay, ngày … Tháng 5… trong 20 …, tại … .

BÊN A: Công ty …………………..

Địa chỉ: ……………..

Điện thoại liên hệ: ………….

Đại diện: …………………………. Chức vụ: ……………….

Mã số thuế……………………..

BÊN B: Công ty ……………………

Địa chỉ: ……………..

Điện thoại liên hệ: ………….

Đại diện: ………………. Chức vụ: ………………

Mã số thuế……………………..

Cùng nhau xác nhận về công nợ từ ngày …… đến ngày …… cụ thể như sau:

1. Công nợ chi tiết.

– Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền …… (Chưa thanh toán)

– Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền …… (Chưa thanh toán).

2. Kết luận:

– Tính đến hết ngày …….. Bên A còn phải thanh toán cho Bên B số tiền là:……………….(Bằng chữ:…………………………..)

3. Thỏa thuận khác:

– Cam kết trả nợ trước ngày……………………….

– Lãi suất chậm trả áp dụng…………………………

– Phạt vi phạm hợp đồng nếu sai phạm………………………………

Bản ghi này được thực hiện trong 02 bản sao có giá trị bằng nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm căn cứ cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.

Giá trị pháp lý của biên bản xác nhận nợ

Về nguyên tắc, thỏa thuận giữa các bên (trừ các hợp đồng thuộc các lĩnh vực đặc thù được điều chỉnh riêng bởi các luật chuyên ngành) sẽ chịu sự điều tiết của Luật Thương mại, trong trường hợp Luật Thương mại không có quy định thì áp dụng các quy định tương ứng trong Bộ luật Dân sự hoặc các văn bản quy phạm pháp luật khác.

Cần lưu ý rằng Luật Thương mại có nhiều quy định khác với Bộ luật Dân sự trong nhiều vấn đề, chẳng hạn như: mức phạt vi phạm hợp đồng (theo Luật Thương Mại tối đa không quá 8% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm), v.v.

Thông thường đây là điều khoản mà các bên sẽ quy định tương đối rõ ràng và đầy đủ trong hợp đồng thương mại.Nhưng không nêu rõ đã bao gồm thuế, chi phí, ngoài các chi phí liên quan (như chi phí đi lại), quy định về thanh toán chuyển khoản ngân hàng nhưng không ghi thông tin tài khoản, không bên nào chịu phí ngân hàng, v.v.

Trong trường hợp đối tượng của hợp đồng thương mại là việc thực hiện công việc hoặc cung cấp dịch vụ, các bên cần quy định rõ công việc/dịch vụ này là gì, những công việc/dịch vụ nào được xem là ngoài phạm vi và sẽ tính thêm phí, cách thức cung cấp ra sao, do ai thực hiện, khi nào, tại địa điểm nào, làm thế nào để xác định mức độ hoàn thành công việc / dịch vụ, v.v.

Nó là cần thiết để xác định số tiền phải được thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và các điều khoản thay đổi phương thức thanh toán

Những lưu ý khi lập xác nhận công nợ

Biên bản xác nhận công nợ không phải là một phần trong giấy vay nợ hay phụ lục của Hợp đồng kinh tế nhưng lại có giá trị pháp lý tương đương. Đây là cơ sở quan trọng để các bên cùng nhau về nợ nần, thời gian trả nợ, tiền chậm nộp và các vấn đề khác;

Là Biên bản liên quan đến tiền và nghĩa vụ của cá nhân và người hợp pháp, vì vậy thông tin của doanh nghiệp như mã số thuế, địa chỉ, hoặc thông tin cá nhân như số chứng minh nhân dân phải được điền đầy đủ, chi tiết;

Nên thỏa thuận cả về vấn đề thời hạn thanh toán (thay vì chỉ xác nhận số tiền còn nợ), lãi chậm trả, giải quyết khi chậm trả…

Người đại diện hợp pháp phải ký và đóng dấu đầy đủ lên Biên bản đối với công ty; cá nhân thì phải ký tên hoặc điềm chỉ để đảm bảo giá trị pháp lý của Biên bản xác nhận nợ.