VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?

 

Bạn hay nghe nói về văn phòng đại diện, nhưng chưa thực sự hiểu được văn phòng đại diện là gì? Có đặc điểm gì và chức năng như thế nào? Bài viết dưới đây GLaw sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014: Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, công ty mẹ có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức các hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

VPĐD không có quyền trực tiếp kinh doanh, kí kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện, những vẫn phải kí kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở VPĐD đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp.

2. Đặc điểm của văn phòng đại diện:

a. Về tên văn phòng đại diện:

Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái F, W, Z, J kí hiệu và các chữ số.

Tên doanh nghiệp phải kèm theo “Văn phòng đại diện”

Tên Văn phòng đại diện phải được gắn hoặc được viết tại trụ sở văn phòng đại diện được viết hoặc in với khổ chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các hồ sơ tài liệu, giấy tờ giao dịch và ấn phẩm được phát hành bởi chi nhánh và văn phòng đại diện.

b. Về tư cách pháp nhân:

Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân do là đơn vị phụ thuộc của công ty.

c. Về chức năng:

VPĐD được lập ra để thực hiện những chức năng sau:

  • Thực hiện các chức năng như một văn phòng liên lạc

  • Hoạt động cung cấp thông tin, nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận với thị trường và đối tác.

VPĐD chỉ thực hiện chức năng, nhiệm vụ ủy quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp mà không tự mình thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Không được tự nhân danh mình ký kết các hợp đồng riêng.

Doanh nghiệp có trách nhiệm chịu hoàn toàn các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ các hoạt động VPĐD nên cần phụ thuộc vào doanh nghiệp trong các hoạt động hoạch toán của VPĐD.

Vậy nên, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn việc thành lập VPĐD để tránh việc phải thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp trong trường hợp muốn thành lập thêm đơn vị, nhưng chỉ với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng/ đối tác mà không cần thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp.

Những lưu ý khi thực hiện giao dịch với văn phòng đại diện trong ký kết hợp đồng:

Khi thảo luận và và tiến hành ký kết hợp đồng với VPĐD, phía đối tác cần yêu cầu bên VPĐD xuất trình các giấy tờ ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp do hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện là nhân danh cho doanh nghiệp.

Để tránh phát sinh các tranh chấp gây thiệt hại về mặt tài chính cũng như các bên, nội dung của giấy ủy quyền này yêu cầu phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết.

3. Một doanh nghiệp được thành lập tối đa bao nhiêu văn phòng đại diện?

Theo khoản 1 điều 46 Luật doanh nghiệp 2014:

Không có giới hạn cho việc thành lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có quyền được thành lập VPĐD, chi nhánh trong nước và nước ngoài, có thể đặt một hay nhiều VPĐD, chi nhánh tại một đại phương theo địa giới hành chính.

4. Vốn điều lệ của văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân nên sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty khi tiến hành thành lập vì VPĐD là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.

Vậy nên, mọi hoạt động của văn phòng đều được chi trả bởi công ty mẹ. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ do công ty mẹ nộp hằng năm trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.

5. Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện:

Vì chức năng hoạt động của VPĐD khá đơn giản nên cơ cấu tổ chức cũng đơn giản với chức danh của người đứng đầu là: Trưởng văn phòng đại diện.

Cơ cấu tổ chức sẽ được quyết định bởi công ty mẹ và hoạt động trong phạm vi cho phép của công ty mẹ. VPĐD sẽ thay mặt công ty ký kết các hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà, trang thiết bị, ký kết hợp đồng với người lao động làm việc tại văn phòng.

6. Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?

Tùy thuộc vào mục đích và kế hoạch kinh doanh mà lựa chọn thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty cho phù hợp.

Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty trong trường hợp chỉ muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tác mối liên hệ với khách hàng, giới thiệu dịch vụ/ sản phẩm tới khách hàng mà không có mục đích thu lại lợi nhuận trực tiếp.

Nên thành lập chi nhánh công ty trong trường hợp muốn có thêm đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh để đảm bảo đơn vị phụ thuộc đó có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.

7. Người đứng đầu văn phòng đại diện:

Người đứng đầu VPĐD được quyết định và bổ nhiệm bởi công ty theo nhiệm kỳ hay đến lúc có sự thay đổi. Đó có thể là giám đốc, cổ đông góp vốn hoặc thành viên đảm bảo nguyên tắc đáp ứng các yêu cầu theo quy định.

Người đứng đầu VPĐD có nhiệm vụ là điều hành, quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện công ty và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty các hoạt động của văn phòng.

8. Hồ sơ, trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

a. Hồ sơ thành lập VPĐD:

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm (Theo khoản 2 điều 46 luật doanh nghiệp 2014 và khoản 1 điều 33 nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp).

  • Thông báo lập văn phòng đại diện

  • Bản sao chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước công dân/ hộ chiếu/ chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu VPĐD.

  • Bản sao biên bản họp về vấn đề thành lập VPĐD của doanh nghiệp và bản sao quyết định thành lập.

  • Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện hợp lệ.

b. Trình tự thực hiện thủ tục thành lập:

  • Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt VPĐD.

  • Nhận kết quả giấy chứng nhận VPĐD.

 

Trên đây là thông tin tham khảo về khái niệm văn phòng đại diện là gì và những điều cần biết được chia sẻ bởi đội ngũ pháp lý của Công ty luật Glaw Vietnam. Hy vọng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong vấn đề thành lập thêm đơn vị phụ thuộc.

Ngoài ra, Công ty chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ thay đổi tên công ty với chi phí rất hợp lý chỉ từ 1,5 triệu cho việc thay đổi tên công ty. Để tìm hiểu thêm về dịch vụ vui lòng liên hệ Hotline: 0945.929.727 hoặc gửi email về: info@glawvn.com

Tin liên quan

Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Ngày nay, xu thế hội nhập toàn cầu đã thúc đẩy số lượng người nước ngoài nhập ...

Thủ tục xin cấp phép lao động cho người nước ngoài

Thủ tục xin cấp phép lao động cho người nước ngoài

Một trong những điều kiện bắt buộc để người lao động nước ngoài vào làm việc tại ...

Thủ tục xin cấp visa cho người nước ngoài

Thủ tục xin cấp visa cho người nước ngoài

Với xu thế hội nhập hiện nay, số lượng người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam ngày càng ...

Thủ tục cấp chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm

Thủ tục cấp chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm

Với tình hình dịch bệnh hoành hành, biến đổi khôn lường như hiện nay, con người ...

Thủ tục cấp giấy phép cho thuê lại lao động

Thủ tục cấp giấy phép cho thuê lại lao động

Cho thuê lại lao động là việc người lao động đã được tuyển dụng bởi doanh nghiệp ...

Theo dõi Glaw Viet Nam